Přechod k jinému poskytovateli a export

Závazné je německé znění.

Nařízení o datech (nařízení (EU) 2023/2854) vyžaduje informace o tom, jak agentura přechází k jinému poskytovateli a exportuje svá data (čl. 26 a 28). Tato stránka je uvádí pro Mailingbid pro agentury. Závazné jsou podmínky používání, zejména bod 16a; stránka je shrnuje.

Postup

Vlastník vaší agentury může kdykoli v textové formě na adrese kontakt@mailingbid.com požadovat, aby agentura přešla k jinému poskytovateli nebo do vlastních systémů nebo aby byla vymazána její exportovatelná data (žádost o změnu poskytovatele, bod 16a.1).

Výpovědní lhůta činí jeden měsíc od doručení žádosti. Do jejího konce nám v textové formě sdělíte, zda

přecházíte k jinému poskytovateli, s údaji o tomto poskytovateli, které jsou pro přechod potřebné,
přecházíte do vlastních systémů, nebo
si přejete vymazání svých exportovatelných dat.

Pokud do konce výpovědní lhůty nesdělíte nic, považuje se to za přechod do vlastních systémů.

V případech a) a b) začíná koncem výpovědní lhůty přechodné období v délce 30 kalendářních dní (bod 16a.2). V této době vám neprodleně poskytneme všechna exportovatelná data jako export, přiměřeně podporujeme vás i vámi určené třetí osoby, například nového poskytovatele, při přechodu, nadále poskytujeme své služby podle smlouvy o užívání a informujeme o známých rizicích pro nepřerušené poskytování služeb. Podporujeme vás také při vaší strategii ukončení, zejména všemi údaji, které k tomu potřebujete.

Není-li přechodné období technicky proveditelné, sdělíme vám to s odůvodněním do 14 pracovních dnů od doručení žádosti a uvedeme jiné přechodné období nejvýše sedmi měsíců; naše služby se do jeho konce poskytují dál. Přechodné období můžete jednou prodloužit o dobu, kterou považujete za přiměřenou.

Po celou dobu přechodu a období pro stažení dat zajišťujeme vysokou míru bezpečnosti, zejména při přenosu dat.

Koncem přechodného období nebo dříve dokončeným přechodem začíná období pro stažení dat v délce nejméně 30 kalendářních dní, během něhož si můžete svá exportovatelná data ještě stáhnout (bod 16a.3).

Smlouva o užívání a předplatné končí dokončeným přechodem, nejpozději koncem přechodného období, v případě c) koncem výpovědní lhůty; konec vám sdělíme v textové formě. Po období pro stažení dat, v případě c) po skončení smlouvy o užívání, do 30 dnů vymažeme všechna exportovatelná data i ostatní data agentury úplně. Pro zákonné povinnosti uchovávání, právní nároky a zálohy platí bod 16.5.

Export nemusíte objednávat žádostí o změnu poskytovatele: Vlastník si ho může během trvání smlouvy o užívání vyžádat kdykoli (bod 16.4), jak je popsáno níže.

Formáty a struktury dat

Export tvoří soubory ve formátu JSON (UTF-8) a uložené soubory v originále, dohromady jako archiv ZIP. Časové údaje jsou ve formátu ISO 8601 v UTC. Identifikátory (id, requestId, supplierId, userId a další) propojují soubory navzájem: requestId je ID výběrového řízení v souboru tenders.json, supplierId ID dodavatele v souboru suppliers.json.

Jak si export vyžádat

V pracovním prostoru: Vlastník si export vyžádá na stránce „Tým“ a hotový soubor si tam stáhne.
Přes rozhraní API: Klíč organizace s oprávněním vlastníka export vyžádá, zjistí jeho stav a po dokončení stáhne soubor ZIP.

POST /api/agency/v1/exports
GET /api/agency/v1/exports
GET /api/agency/v1/exports/ID/download

Rozhraní API popisuje popis OpenAPI (OpenAPI 3.1, čitelný bez klíče) a vývojářská dokumentace (v pracovním prostoru, je třeba se přihlásit).

Export je zdarma, nevyžaduje předplatné a během trvání smlouvy o užívání je k dispozici i po skončení předplatného.

Známá omezení

Export si mohou vyžádat jen vlastníci, přes rozhraní API jen klíč organizace s oprávněním vlastníka.
Export se vytváří na pozadí. Vidíte jeho stav (čeká, vytváří se, hotový, selhal, vypršel) a soubor stáhnete, jakmile je hotový.
Na organizaci se vytváří nejvýše jeden export současně a za 24 hodin lze vyžádat nejvýše 5 exportů.
Hotový soubor je ke stažení 7 dní a poté se smaže. Potřebujete-li ho znovu, vyžádejte si nový export.
Archiv s více než 60 000 položkami nebo větší než 3,5 GiB export nevytvoří, protože formát ZIP, který zapisujeme, větší archivy nezobrazí spolehlivě čitelně; export pak selže. V takovém případě nám napište na kontakt@mailingbid.com, abychom data poskytli jinou cestou.
Soubory, které databáze uvádí, ale které už v době exportu nebyly uloženy, v archivu chybí. Jsou uvedeny v souboru manifest.json pod missingFiles; nejde o chybu.
Doručení webhooků a přijaté e-maily export obsahuje jen po dobu, po kterou jsou uloženy; e-maily jen tehdy, jsou-li přiřazeny vaší agentuře a předali jsme jí je.

Struktury dat

Archiv obsahuje tyto soubory. Soubor README.txt v archivu popisuje uspořádání v němčině a angličtině.

manifest.json: Verze formátu, čas, počet položek v jednotlivých souborech a seznam souborů, které už v době exportu nebyly uloženy (missingFiles), pokud nějaké jsou.
README.txt: Popis uspořádání v němčině a angličtině.
organization.json: Agentura: název, druh, země, jazyk, fakturační e-mailová adresa, zvolený tarif a způsob platby, zablokována ano či ne.
members.json: Členové: jméno, e-mailová adresa, jazyk, role, čas vstupu (userId odkazuje jinde na autory, zakladatele a potvrzující).
team_invites.json: Pozvánky do týmu: adresa, role, zvoucí člen, platnost, přijetí, odvolání. Bez odkazu z pozvánky.
suppliers.json: Vlastní okruh dodavatelů se všemi poli, která agentura vede.
supplier_contacts.json: Kontakty dodavatelů (supplierId): e-mailová adresa, jméno, telefonní číslo tak, jak je agentura vede.
tenders.json: Výběrová řízení se všemi poli: název, stav, rozsah služeb, lhůta pro nabídky, splatnost, poznámky, jménem koho, vlastní reference.
tender_tranches.json: Země s množstvími, termíny a zpětnými adresami u každého výběrového řízení (requestId).
tender_positions.json: Části mailingu u každého výběrového řízení (requestId).
tender_files.json: Soubory výběrových řízení a PDF nabídek (kind). Pole file uvádí cestu k souboru ve složce files/attachments/.
tender_step_confirmations.json: Potvrzené pracovní kroky: krok, potvrzující člen, čas.
tender_send_rounds.json: Kola odeslání u každého výběrového řízení.
invitations.json: Pozvánky: pozvaný dodavatel (supplierId), uvolněné poznámky a soubory, zvoucí člen, odeslání, první otevření, odmítnutí s důvodem, stažení.
invitation_mails.json: Záznamy o tom, který e-mail byl kdy odeslán (pozvánka, připomínka, výsledek, upozornění týmu), s pozvánkou a kontaktem, pokud jsou známy.
offers.json: Nabídky se všemi poli: poskytovatel, rozsah, cenové řádky, součty, poštovné, měna, termíny, podmínky, varianta, původ (source), stav (status).
decisions.json: Zadání: vybrané nabídky (selectedOfferIds), zadávající člen, čas, interní poznámka.
comments.json: Komentáře týmu k výběrovým řízením: text, autor, vztah k části, časy.
comment_reads.json: Stav přečtení u každého člena a výběrového řízení.
api_keys.json: Klíče organizace: název, první znaky, zakládající člen, časy. Nikdy ne samotný klíč.
webhook_endpoints.json: Adresy webhooků se všemi poli. Bez podpisového tajemství.
webhook_deliveries.json: Doručení a jejich záznam, pokud je uložen.
subscription.json: Předplatné: tarif, způsob platby, stav, zkušební období, zúčtovací období, výpověď, identifikátory u poskytovatele plateb. Faktury jsou v zákaznickém portálu poskytovatele plateb.
inbound_messages.json: Přijaté e-maily, které náš tým zkontroloval a předal agentuře jako nabídku, odmítnutí nebo přeposlání: odesílatel, předmět, text, příjem, výsledek kontroly odesílatele (senderCheck), návrh automatického vyčtení (extractionDraft), poznámka o vyřízení (status, handledAt).
inbound_attachments.json: Přílohy těchto e-mailů (inboundMessageId). Pole file uvádí cestu ve složce files/inbound_attachments/.
files/attachments/: Soubory výběrových řízení a PDF nabídek v originále, pojmenované podle ID a názvu souboru.
files/inbound_attachments/: Přílohy přijatých e-mailů v originále, pojmenované podle ID a názvu souboru.

Verze formátu je uvedena v souboru manifest.json.

Co se neexportuje

Exportovatelná nejsou taxativně tato data (bod 16a.5), protože by jejich vydání ohrozilo bezpečnost platformy, agentury nebo třetích osob, protože slouží internímu provozu naší služby nebo protože je nelze přičíst agentuře, ale třetím osobám nebo nám:

Hashe, kontrolní součty a tajemství i hodnoty, z nichž se tajemství odvozují, zejména u přístupových odkazů pozvánek a výběrových řízení, odpovědních adres, odkazů na pozvánky do týmu, klíčů organizace a podpisových tajemství webhooků.
Ostatní údaje o účtu, relaci a přihlášení členů, protože účet lze využívat i mimo agenturu, a účty kontaktů v portálu dodavatelů včetně přihlašovacích údajů, protože takový účet platí pro všechny seznamy dodavatelů, v nichž daná osoba figuruje.
Počítadla proti zneužití, protokoly práce na pozadí, protokoly chyb, protokol oznámení poskytovatele plateb a naše interní poznámky k odsouhlasení předplatného s ním.
Přijaté e-maily, které nejsou přiřazeny agentuře, protože ji nelze přičíst; e-maily, které jsme dosud nezkontrolovali nebo nepředali, ale zahodili, protože je agentura podle bodu 6.2 dostane až po naší kontrole; a údaj, která osoba z naší kanceláře přijatý e-mail zpracovala.

Digitální aktiva ve smyslu čl. 25 odst. 2 písm. e) nařízení o datech nad rámec toho neexistují.

Poplatky

Za přechod, export a podporu při přechodu žádné poplatky neúčtujeme (bod 16a.6). Rozhraní API je pro export a přechod k dispozici bezplatně, i bez předplatného a i pro přejímající poskytovatele, které k tomu určíte (bod 16a.7).

Poplatek za běžící předplatné zůstává splatný do jeho konce. Skončí-li předplatné v důsledku přechodu před koncem zúčtovacího období, již zaplacené poplatky se poměrně nevracejí (bod 11.5).

Jurisdikce používané infrastruktury

Infrastruktura ICT, na níž Mailingbid pro agentury běží, se nachází v těchto zemích a podléhá jejich právu (poskytovatelé služeb a místa zpracování podle přílohy 2 smlouvy o zpracování osobních údajů):

Hetzner Online GmbH, Německo: server v datovém centru v Norimberku (Německo) a šifrované zálohy v datovém centru v Helsinkách (Finsko). Zde jsou uložena všechna data vaší agentury.
Sendinblue SAS (Brevo), Paříž, Francie: odesílání e-mailů platformy v datových centrech ve Francii a Belgii. Podle údajů Brevo sídlí někteří jeho další zpracovatelé mimo EHP, zejména v USA a v Indii.
Mistral AI SAS, Paříž, Francie: vyčítání nabídek, které dodavatelé posílají e-mailem, přes koncový bod v EU; podle údajů Mistralu v datových centrech v EU a ve státech ESVO.
Proton AG, Švýcarsko: příjem a ukládání e-mailů na naše adresy (poštovní schránky); data vaší agentury jen příležitostně, například ve zprávě nám.

Kteří z těchto poskytovatelů využívají sami místa ve třetích zemích a na jakém základě, je uvedeno v příloze 2 smlouvy o zpracování osobních údajů.

Ochrana před přístupem orgánů třetích zemí

Pokud orgán třetí země požaduje přístup k datům vaší agentury, sdělíme vám to před vyhověním požadavku, pokud tomu nebrání účel trestního stíhání (bod 21.2, čl. 32 odst. 5 nařízení o datech).

Platforma běží na serveru v Norimberku, její zálohy jsou v Helsinkách. Obě místa leží v EU a patří stejnému poskytovateli hostingu, společnosti Hetzner Online GmbH se sídlem v Německu.

Externí zálohy jsou šifrované a přenášejí se šifrovaným spojením (SFTP). Všechna spojení s platformou vedou přes HTTPS (TLS), stejně jako spojení platformy se službami pro odesílání e-mailů, stahování příloh a vyčítání nabídek.

Databáze, soubory a zálohy na samotném serveru nejsou zvlášť šifrovány. Leží v souborovém systému serveru, který je dostupný jen přes přístupy popsané v příloze 1 smlouvy o zpracování osobních údajů.

Podmínky v plném znění

Závazné jsou podmínky používání a smlouva o zpracování osobních údajů. Uvedená místa: