Wie vergleicht man Angebote für ein Mailing?

Je Baustein vergleichen

Ein kuvertiertes Mailing besteht aus vier Bausteinen. Vergleichen Sie jeden für sich, bevor Sie Summen vergleichen:

Druck

Anschreiben, Zahlschein, Beilagen. Vergleichbar ist der Druckpreis nur bei gleichem Format, gleicher Farbigkeit und gleichem Papier, also gleicher Sorte und gleicher Grammatur. Was eine Grammatur bedeutet, erklärt der Ratgeber zur Papiergrammatur.

Kuvert

Format, mit oder ohne Fenster, bedruckt oder neutral, Verschlussart. Ein Kuvert mit Fenster und Aufdruck ist ein anderes Produkt als ein neutrales. Welche Formate es gibt, zeigt der Ratgeber zu Kuvertformaten.

Lettershop

Adressdaten übernehmen, personalisieren, falzen, kuvertieren, sortieren und bei der Post aufliefern. Angebote fassen diese Schritte unterschiedlich zusammen; legen Sie sie vor dem Vergleich nebeneinander. Was dazugehört, erklärt der Ratgeber zum Lettershop.

Porto

Der am schwersten vergleichbare Baustein: Das Porto hängt vom Postprodukt, vom Format und vom Gewicht ab und wird manchmal nur geschätzt oder zum tatsächlichen Betrag weiterverrechnet. Notieren Sie je Angebot, welches Postprodukt gemeint ist und ob das Porto im Preis enthalten ist.

Liegen Preise je 1.000 Stück vor, rechnen Sie sie auf die ganze Menge hoch. So vergleichen Sie Beträge statt Preisangaben in verschiedenen Einheiten.

Je Land und je Menge vergleichen

Geht ein Mailing in mehrere Länder, vergleichen Sie jedes Land für sich. Jedes Land hat eigene Postprodukte für Werbe- und Spendenpost mit eigenen Bedingungen: In Österreich gibt es Info.Mail Werbung und für gemeinnützige Organisationen mit Spendenbegünstigung und Zulassungsvertrag Sponsoring.Mail N [1] [2], in Deutschland Dialogpost [3], in Tschechien Obchodní psaní, nur mit schriftlicher Vereinbarung [4], in der Slowakei die Reklamná adresovaná zásielka. [5]

Auch die Mindestmengen unterscheiden sich: Info.Mail Werbung verlangt 500 Stück gleichzeitig, bei weniger wird das Entgelt für 500 Stück verrechnet [1]. Dialogpost verlangt bundesweit 5.000 Sendungen, mit dem Kleinmengenservice EASY gehen 500 bis 4.999 [3]. Obchodní psaní beginnt bei 1.000 Stück [4], die slowakische Werbesendung bei 50 Stück je Aufgabe. [5] Eine kleine Tranche kann deshalb ein anderes Postprodukt brauchen als eine große.

Vergleichen Sie außerdem nur Angebote für dieselbe Menge. Druck und Lettershop haben Einrichtungskosten, die sich auf die Auflage verteilen; der Preis je Stück sinkt deshalb meist mit der Menge. Ein Angebot über 30.000 Stück lässt sich mit einem über 25.000 Stück nicht über die Summe vergleichen. Bitten Sie lieber alle Anbieter um dieselben Mengenstaffeln.

Typische Fallen

Diese Unterschiede machen ein Angebot billiger, ohne dass es das ist:

• Anderes Papier, andere Ausführung. Ein Anbieter setzt 80 g/m² statt 90 g/m² an, ein anderer Recyclingpapier statt gestrichenem, ein dritter druckt die Rückseite nicht. Fragen Sie nach, wenn die Angaben abweichen. Schwereres Papier macht das Mailing schwerer und kann es in eine höhere Gewichtsstufe bringen; das prüfen Sie mit dem Papiergewicht-Rechner.
• Unklares Porto. Ist das Porto im Preis enthalten, nur geschätzt oder wird es nach der Auflieferung zum tatsächlichen Betrag verrechnet? Welches Postprodukt ist gemeint, und wer schließt den Vertrag mit der Post? Ohne diese Angaben ist das Porto keine Zahl, die man vergleichen kann.
• Fehlende Positionen. Personalisierung, Datenaufbereitung, Falzen, Andruck oder Proof, Transport zum Lettershop, Auflieferung bei der Post: Was in einem Angebot fehlt, kostet trotzdem. Eine leere Zeile ist keine Null. Fragen Sie nach, bevor Sie ein unvollständiges Angebot mit einem vollständigen vergleichen.
• Zusammengefasste Positionen. Steht das Kuvert im Druckpreis oder das Porto im Lettershop-Preis, ist der einzelne Baustein nicht mehr vergleichbar. Bitten Sie um eine Aufschlüsselung oder vergleichen Sie an dieser Stelle nur die Summen.
• Netto, brutto und Währung. Vergleichen Sie alle Angebote netto oder alle brutto, und in derselben Währung. Kommen Angebote aus Tschechien in Kronen, rechnen Sie sie zu einem festen Kurs um und notieren Sie, welchen.

Vorlage zum Herunterladen

Für die eigene Ablage gibt es den Vergleich als Tabelle: Bausteine und Positionen in Zeilen, Angebote A bis D in Spalten, dazu Prüfzeilen für Papier, Postprodukt und Porto und die typischen Fallen als Checkliste. Die Datei ist eine CSV-Datei (UTF-8, Trennzeichen Semikolon) und öffnet sich in Excel, LibreOffice und Numbers. Die Summen rechnen Sie dort selbst oder mit dem Vergleich oben.

Vorlage herunterladen (CSV)